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Innovaciones en la gestión documental: cómo la tecnología OCR facilita la práctica legal


Las tecnologías exponenciales están adquiriendo cada vez más importancia en el ámbito jurídico, ofreciendo una amplia gama de herramientas con diversos usos. Incorporar estas tecnologías a tu despacho puede mejorar significativamente tu eficiencia y ofrecer un mejor servicio a tus clientes.

En este artículo, vamos a explorar el OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), una tecnología en constante crecimiento con numerosas aplicaciones en el ámbito legal. Analizaremos sus ventajas y cómo se aplica en el campo del derecho.

¿Qué es el OCR?

OCR es una tecnología que permite extraer texto de imágenes utilizando el Procesamiento del Lenguaje Natural (NLP, por sus siglas en inglés). Básicamente, el OCR convierte escritos manuscritos en formato digital. La herramienta es capaz de comprender el texto de la imagen y convertirlo en un formato digital similar a un documento PDF.

Con el OCR, puedes convertir cualquier texto en formato digital, como el contenido de una revista que incluye fotografías. El OCR procesa la imagen de entrada para obtener una versión más clara y busca regiones donde se encuentre texto. Luego, segmenta estas regiones en caracteres o palabras individuales para su posterior identificación y reconocimiento de texto. Se recomienda revisar el texto procesado por el OCR en busca de posibles errores, ya que dependiendo del estado del documento o la calidad de la fotografía, puede haber algunas imprecisiones. En general, esta tecnología funciona bastante bien y es capaz de reconocer los caracteres según su forma o tamaño.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar OCR en el ámbito jurídico?

Los abogados son profesionales que aún utilizan en gran medida medios tradicionales, como el papel. Si observas cualquier despacho de abogados, te encontrarás con una gran cantidad de archivadores y carpetas repletos de casos. Aunque muchas veces resulte más cómodo presentar en un juicio una carpeta física que un elemento digital, esta situación está cambiando. Contar con todos los documentos manuscritos en formato digital ofrece numerosas ventajas.

  • Automatización: Cuando los documentos están digitalizados, resulta mucho más fácil realizar búsquedas relacionadas. Basta con escribir el nombre de lo que se desea buscar y el ordenador mostrará los resultados de búsqueda de manera rápida, en comparación con tener que buscarlos manualmente. Además, la posibilidad de automatizar este proceso mediante otras herramientas de inteligencia artificial hace que la adopción del formato digital sea aún más interesante.

  • Eficiencia: El trabajo del abogado se vuelve mucho más eficiente y se reducen los errores. Ya no es necesario buscar página por página entre cientos de documentos, basta con utilizar la función de búsqueda del documento para encontrar lo que se necesita. Esto resulta especialmente beneficioso al buscar jurisprudencia.

  • Ahorro de espacio: La digitalización de los documentos elimina la necesidad de contar con grandes cantidades de espacio físico. Probablemente, toda la información que tienes en un despacho, distribuida en carpetas y archivadores, ocupe menos espacio que una memoria USB. Además, resulta mucho más sencillo mantener ordenados tus documentos, ya que no requieres un despacho tan grande.

  • Mejora de la seguridad: Al contar con los datos digitalizados, puedes contratar servicios en la nube para protegerlos en línea. Al confiar en una empresa de seguridad, tus datos estarán más protegidos. Además de esta protección, también puedes disponer de copias de seguridad. Mientras que un documento físico puede perderse o dañarse, siempre será posible realizar una copia de seguridad y recuperar todos los documentos digitales en caso de necesidad

  • Ahorro de costes: Una de las ventajas más importantes es el ahorro de costes. Al digitalizar tu negocio, es más fácil reducir los costes, ya que las tareas se vuelven más eficientes. Además del ahorro económico, debemos tener en cuenta el ahorro de tiempo que supone trabajar con archivos digitales. Este tiempo ahorrado se puede invertir en ofrecer un mejor servicio al cliente o mejorar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal.


Consideraciones finales

En definitiva, el OCR es una tecnología fundamental que debemos considerar en los despachos de abogados. Esta tecnología brinda la oportunidad de transformar toda la información de los despachos tradicionales en archivos digitales.

Las aplicaciones del OCR son variadas. Puedes digitalizar las notas que tomas manualmente en un juicio o cualquier documento escrito que te proporcione un cliente. Todas las opciones son válidas para disfrutar de una información más clara y facilitar tu trabajo de manera práctica.

Las tecnologías exponenciales, como el OCR, aún tienen margen de mejora. A medida que avanza la tecnología, se vuelven más precisas, pero todavía hay aspectos que deben pulirse. Por ejemplo, el OCR puede tener dificultades con escrituras ilegibles, sombras o manchas en el documento, o cuando el color del fondo y el texto son similares.

A pesar de las mejoras que se esperan en un futuro cercano, familiarizarse con estas tecnologías te proporcionará una ventaja competitiva en tu despacho. Como abogado, es importante ofrecer el mejor servicio a tus clientes, y utilizar tecnologías exponenciales como el OCR es el primer paso para lograrlo.


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