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Guía rápida de Google Drive para abogados y juristas



En la actualidad, nos encontramos inmersos en una era dominada por la Inteligencia Artificial, lo que a menudo puede eclipsar la relevancia de otras herramientas en el ámbito legal. No obstante, resulta fundamental reconocer que, si bien la tecnología avanzada se lleva gran parte de la atención, existen otras herramientas que desempeñan un papel crucial en la eficiencia de los abogados y juristas.


En nuestras interacciones con profesionales del derecho, hemos identificado ciertas dificultades en el proceso de adaptación a herramientas como Google Drive, que si bien pueden carecer del brillo mediático actual, forman parte esencial de las metodologías de trabajo empleadas por un número creciente de empresas y particulares.


Estas conversaciones nos han animado a escribir una guía rápida de Google Drive, en nuestra misión de apoyar a la transición digital del sector jurídico sin dejar a ningún profesional atrás.


¿Qué es Google Drive?

Google Drive es un servicio de almacenamiento en la nube desarrollado por Google. Permite a los usuarios almacenar, compartir y acceder a archivos desde cualquier lugar con conexión a Internet. Ofrece un conjunto de aplicaciones de productividad (también lo escucharéis llamar "suite de aplicaciones") online que facilitan la creación y edición de documentos, hojas de cálculo, presentaciones, formularios y más.


¿Para qué se usa Google Drive?

  • Almacenamiento en la Nube: Guardar archivos en línea para acceder a ellos desde cualquier dispositivo siempre que estés conectado a Google Drive con tu usuario y contraseña. Es decir, en lugar de almacenar documentos en dispositivos de almacenamiento locales, como el disco duro del ordenador, que se puede llegar a perder si le ocurre algo al dispositivo, se almacenan en servidores remotos con acceso a través de internet.

  • Colaboración en Tiempo Real: Editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones de forma colaborativa en tiempo real con otros usuarios. Desde el móvil deberás descargarte las aplicaciones específicas de cada tipo de documento para poder editar, además de google drive para acceder a los documentos.

  • Compartir y Colaborar: Compartir archivos y carpetas con colegas para facilitar la colaboración y la revisión. Especialmente útil para el trabajo colaborativo en el que varias personas incorporan información al documento permitiendo también dejar comentarios y notas.

  • Sincronización Automática: Los archivos guardados se sincronizan automáticamente entre dispositivos conectados, así nunca trabajarás con versiones antiguas.


Suite de Aplicaciones de Productividad:

  • Google Docs: Procesador de texto en línea para la creación y edición de documentos en el que aunque con pequeñas diferencias se trabaja igual que en un documento tipo Word.

  • Google Sheets: Aplicación de hojas de cálculo para análisis de datos y cálculos. Para nuestro gusto menos potente que Microsoft excel, pero para un uso standard sirve.

  • Google Slides: Herramienta para crear y editar presentaciones como lo harías en un power point.

  • Google Forms: Creación de formularios y encuestas por ejemplo si deseas crear una encuesta de satisfacción, o un buzón de sugerencias, puedes usar esta herramienta que volcará los datos en un documento de google sheets para el posterior análisis.

  • Google Drawings: Creación de diagramas y gráficos.

  • Google Jamboard: Colaboración en línea a través de una pizarra digital. Especialmente útil para sesiones estratégicas y de planificación.

  • Google Calendar: Integración con el calendario para programar eventos y reuniones.

  • Google Meet: Integración con la herramienta de videoconferencia de Google.

  • Google Keep: Aplicación de notas y listas.


¿Por qué es importante manejar google drive para un abogado o jurista?

Manejar Google Drive es importante para un abogado o jurista por varias razones, ya que ofrece una serie de beneficios que pueden mejorar la eficiencia y la colaboración en el trabajo. Aquí hay algunas razones clave:

  • Almacenamiento en la nube seguro: Google Drive proporciona un espacio de almacenamiento en la nube seguro y accesible desde cualquier lugar con conexión a Internet. Esto es crucial para un abogado, ya que puede acceder a sus documentos y archivos importantes desde la oficina, el juzgado, el hogar o cualquier otro lugar.

Nota: recomendamos habilitar la autenticación de dos factores para agregar una capa adicional de seguridad a tu cuenta de Google. Esto implica recibir un código de verificación en tu teléfono (descargándose una app de verificación como Google Authenticator) además de ingresar tu contraseña.
  • Colaboración en tiempo real: Google Drive facilita la colaboración en tiempo real en documentos compartidos. Varios usuarios pueden trabajar simultáneamente en un documento, realizar ediciones y ver cambios en tiempo real. Esto mejora la eficiencia y la capacidad de trabajo en equipo, especialmente cuando se requiere la colaboración de varios profesionales legales en un caso.

  • Control de versiones: Google Drive guarda automáticamente versiones anteriores de los documentos, lo que facilita la recuperación de información en caso de cambios no deseados o errores. Esto es esencial en el ámbito legal, donde la precisión y la integridad de los documentos son críticas.

  • Acceso fácil y búsqueda rápida: La capacidad de organizar archivos de manera eficiente en carpetas y la función de búsqueda de Google Drive hacen que sea fácil localizar documentos específicos. Esto es vital para los abogados, ya que a menudo tienen grandes cantidades de documentos y datos que deben ser gestionados de manera efectiva.

  • Seguridad de datos: Google Drive implementa medidas de seguridad avanzadas, como el cifrado de extremo a extremo y la autenticación de dos factores. Esto ayuda a garantizar la seguridad de la información confidencial, como documentos legales, contratos y correspondencia con los clientes.

  • Facilita la comunicación con clientes y colegas: Compartir documentos a través de Google Drive es una forma eficaz de comunicarse con clientes y colegas. Puedes compartir documentos de forma segura, recibir comentarios y realizar revisiones conjuntas sin la necesidad de enviar archivos adjuntos por correo electrónico.

  • Compatibilidad con diferentes dispositivos: Google Drive es compatible con una variedad de dispositivos y sistemas operativos. Esto significa que los abogados pueden acceder a sus archivos desde computadoras de escritorio, laptops, tabletas o dispositivos móviles, lo que proporciona flexibilidad y movilidad.

  • Cumplimiento normativo: Google Drive ofrece herramientas y características que pueden ayudar en el cumplimiento de regulaciones y normativas legales, como el control de acceso y la capacidad de auditar actividades en los archivos.


Guía para usar Google Drive:

I. Crear y Organizar Documentos
Acceder a Google Drive:
  • Ingresa a tu cuenta de Google en https://drive.google.com/.

  • Haz clic en el ícono de Google Apps (nueve cuadrados) y selecciona "Drive".

Crear Documentos:
  • Haz clic en "+ Nuevo" y selecciona el tipo de documento.

  • Cambia el nombre del documento haciendo clic en "Sin título".

Organizar Carpetas:
  • Crea carpetas para organizar documentos de manera lógica.

  • Haz clic en "+ Nuevo" y selecciona "Carpeta".

  • Arrastra y suelta archivos en carpetas para organizarlos.

  • Si quieres subir un documento del ordenador a la carpeta haz click en "+Nuevo" y selecciona "Subir documento" o "subir carpeta".


II. Colaboración y Compartir Documentos
Compartir Documentos:
  • Haz clic derecho en el archivo y selecciona "Compartir".

  • Ingresa las direcciones de correo electrónico de las personas que desees tengan acceso.

  • Define el rol de cada uno de ellos para que puedan sólo ver, comentar o editar.

Niveles de Acceso:
  • En el cuadro de diálogo de compartir, utiliza la configuración avanzada para personalizar los permisos.

  • Controla quién puede cambiar la configuración de acceso.

Comentarios y Notificaciones:
  • Utiliza la función de comentarios para discutir partes específicas del documento.

  • Activa notificaciones para recibir alertas sobre cambios y comentarios.


¿Cómo encontrar archivos compartidos en Google Drive?

En Google Drive, encontrar archivos que te han compartido es fácil y se puede hacer mediante la barra de búsqueda y otras opciones de organización. Aquí te explico cómo hacerlo:

Método 1: Barra de Búsqueda
  • En la parte superior de Google Drive, verás una barra de búsqueda.

  • Ingresa palabras que contenga el documento, nombres de archivos o nombres de personas que hayan compartido contigo.

  • Se mostrarán resultados relevantes mientras escribes.

  • Después de realizar una búsqueda, puedes utilizar los filtros para refinar los resultados.

  • Filtra por tipo de archivo, propietario, fecha de modificación, etc.

Método 2: Carpeta "Compartido conmigo"
  • En la barra lateral izquierda de Google Drive, busca y haz clic en "Compartido conmigo".

  • Aquí encontrarás todos los archivos y carpetas que otros usuarios han compartido contigo.

  • Filtrar por tipo de documento y propietario te ayudará a encontrarlo más rápidamente.

Método 3: Configuración Avanzada de Búsqueda
  • Búsqueda Avanzada:

  • En la barra de búsqueda selecciona el símbolo que aparece a la derecha con forma de barras horizontales para acceder a la búsqueda avanzada.

  • Aquí puedes especificar detalles como el propietario, el tipo de archivo, la fecha, etc.


III. Identificar el Histórico de Versiones y Cambios
Historial de Versiones:
  • En el documento, ve a "Archivo" y selecciona "Historial de versiones".

  • Puedes revisar y restaurar versiones anteriores si es necesario.


IV. Búsqueda y Organización Eficiente
Etiquetas y Colores:
  • Haz clic derecho en un archivo y selecciona "Etiquetas" para asignar colores y etiquetas.

  • Facilita la identificación visual de archivos importantes.


V. Seguridad y Privacidad
Configuración de Privacidad:
  • Revisa y ajusta la configuración de privacidad de cada archivo.

  • Asegúrate de que la información confidencial esté protegida utilizando configuraciones para compartir adecuadas.

Copia de Seguridad:
  • Realiza copias de seguridad periódicas de documentos importantes fuera de Google Drive.

  • Considera también utilizar soluciones de almacenamiento externas para información sensible.


VI. Integración con Otras Herramientas
Google Workspace:
  • Explora otras herramientas de Google Workspace, como Gmail, Calendar y Meet, para una experiencia de trabajo integrada.

  • Utiliza Google Calendar para programar reuniones y eventos relacionados con casos.

Add-ons (Google Workspace marketplace):
  • Explora add-ons o aplicaciones externas con las que Google Drive se puede conectar para funciones adicionales y personalizadas.

  • Algunos add-ons pueden ayudar en la gestión de documentos legales y la firma electrónica.


VII. Consejos Adicionales
Atajos de Teclado:

Los atajos de teclado son combinaciones específicas de teclas que realizan funciones o comandos específicos en lugar de utilizar el ratón o la interfaz gráfica. Estos atajos proporcionan una forma más rápida y eficiente de realizar acciones comunes en una computadora. Al utilizar atajos de teclado, puedes agilizar tu flujo de trabajo y realizar tareas de manera más eficiente.

  • Aprende atajos de teclado para una navegación más rápida. Aquí puedes encontrar 55 atajos de teclado útiles.

  • Accede a la lista de atajos en la pestaña "Ayuda".

Offline Mode:
  • Activa el modo sin conexión para acceder a documentos incluso cuando no estás conectado a internet.

  • Realiza ediciones y estas se sincronizarán automáticamente cuando vuelvas a estar en línea.


Esperamos que encuentres útil esta información y que, con el tiempo, te sientas cada vez más cómodo utilizando Google Drive. Una vez que te familiarices con este tipo de plataformas, te resultará más sencillo adaptarte a otras, como Microsoft OneDrive, que también goza de amplia popularidad.

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